¿Conoces las sanciones por el incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos? Como ya sabrás, el año pasado se comenzó a aplicar una nueva normativa de protección de datos que ha modificado radicalmente la materia. Muchas empresas consideran los riesgos que puede tener para su reputación una mala gestión de los datos personales pero desconocen las sanciones que se pueden imponer por incumplir. Las sanciones podrían alcanzar, en el caso de infracciones muy graves, multas de hasta 20 millones de euros. 

¿Cómo se regula la protección de datos en España?

La protección de datos se regula en dos instrumentos: 

• Uno de carácter europeo, que es el Reglamento General de Protección de Datos, que es aplicable desde mayo de 2018. 
• Otro español, que es la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales que se aprobó en diciembre de 2018. Con esta ley se adapta el reglamento al ordenamiento jurídico español y se regulan los derechos digitales de los ciudadanos. 

Principales obligaciones para las empresas en materia de protección de datos

Con independencia del tamaño de tu empresa o de la actividad a la que te dediques, si manejas datos personales de personas físicas vas a tener que cumplir con la ley porque: 

• Se refiere tanto a personas físicas como jurídicas. 
• Se aplica siempre que se manejen datos personales de personas físicas. 

Los datos personales son todos aquellos que permiten identificar a una determinada persona. 

Las principales obligaciones que deben cumplir las empresas en relación a la protección de datos son las siguientes: 

• Recogida de datos. Los datos personales solo podrán ser recogidos cuando sean adecuados en función de la finalidad para la que se quieren utilizar. 
• Información. En el caso en que para la recogida de datos se utilice un formulario, deberá aparecer de forma visible la siguiente información: 
  1. Existencia de un fichero, finalidad para la que se recogen los datos y destinatarios de la información. 
  2. Carácter obligatorio o facultativo de las preguntas que se realicen a la persona. 
  3. Consecuencia de la obtención de los datos o de la negativa a proporcionarlos. 
  4. Posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. 
  5. Identidad y dirección del responsable del tratamiento y de su representante. 
• Consentimiento. El consentimiento de la persona que da sus datos debe ser inequívoco y podrá ser revocado sin necesidad de justificación. 
• Datos con mayor protección. No se pueden almacenar datos que revelen la ideología, afiliación sindical, creencias etc. 
• Secreto. El responsable del fichero y todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos deben guardar secreto sobre los mismos. 
• Comunicación y cesión. Los datos solo pueden ser comunicados o cedidos a un tercero con la autorización del afectado. 
• Contrato de encargo. En el caso en que tu empresa sea el responsable del fichero pero, por ejemplo, una asesoría sea quien se encargue del tratamiento, deberá existir un contrato entre ambos. 
• Derechos. Al igual que en normativas sobre protección de datos anteriores, en la actual se regulan los derechos de los usuarios al acceso, rectificación, cancelación y oposición. 
• Medidas de seguridad. Tanto el responsable del fichero como quien se encarga del tratamiento, deberán adoptar medidas para garantizar la seguridad de los datos personales. 

Pasos para adaptarte a la Ley de Protección de Datos

La adaptación de las empresas a la nueva normativa en materia de protección de datos requiere dar una serie de pasos que pueden ser los siguientes: 

• Nombrar a un Delegado de Protección de datos que se encargue del cumplimiento de la normativa vigente. 
• Registrar el tratamiento de datos. Se trata de un documento que especifica qué tipos de datos recoge tu empresa, con qué finalidad, qué medidas se adoptan, el tipo de fichero que se utiliza y si los datos son cedidos a terceros. 
• Analizar los riesgos. Es un documento en el que tu empresa debe evaluar el impacto sobre el tratamiento de los datos personales que manejes. Este documento te ayudará a establecer las medidas de seguridad a implementar en la empresa. 
• Recabar el consentimiento explícito. Siempre que se recojan datos personales con fines comerciales o para enviar correos electrónicos, por ejemplo, se debe conseguir el consentimiento expreso de los usuarios. Esto afecta también a los trabajadores de tu empresa. 
• Ajustar las medidas de seguridad. El análisis de riesgos que hemos citado anteriormente es fundamental para adaptar las medidas de seguridad de la empresa y reducir los riesgos en caso de que exista un problema. 
• Establecer la forma de notificación. Tu empresa deberá regular un mecanismo para, en el caso en que se produzca una vulneración, se informe de ello a los afectados. Si no se realiza es notificación a tiempo, se podrán imponer sanciones. 
• Adaptar formularios de recogida de datos. Es habitual que tengamos formularios para la recogida de datos de clientes y potenciales clientes en nuestra web y deberán estar adaptados a la normativa y recoger la información que hemos visto en el anterior apartado. 
• Formar al personal. Si quieres que tu empresa cumpla de forma rigurosa con la normativa en materia de protección de datos, es fundamental que formes a tu equipo para que conozcan las obligaciones y cómo se deben cumplir. 

En el caso en que quieras adaptar tu empresa a la normativa sobre protección de datos y hacerlo tú mismo, puedes utilizar Facilita, que es una herramienta elaborada por la Agencia Española de Protección de Datos que permite a las empresas de forma gratuita y sin descargas, adaptarse a la ley. Simplemente, tendrás que rellenar un cuestionario online con datos como: 

• Sector de actividad. 
• Datos que manejas en tu empresa.
• Tratamiento que haces de la información. 

Una vez que aportes la información se generará un documento con el listado de las acciones a realizar para cumplir con la normativa y simplemente tendrás que revisarlo y hacer los cambios que correspondan. 

En definitiva, cumplir con la protección de datos personales requiere conocer las obligaciones que impone la ley y tomar medidas para adaptar las acciones de la empresa a esas obligaciones. 

Alejandro Betancourt

¿Tienes una empresa y acabas de empezar? Seguramente, necesitarás dinero para poder crecer. Uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas que comienzan es el de encontrar financiación. En muchos casos, se utilizan ahorros propios o préstamos de familiares, pero llega un momento en el que no son suficientes. En este post quiero hablarte de formas de financiación alternativas que han surgido como una opción a las tradicionales: el crowdfunding y el crowdlending. Veremos cómo funcionan, en qué se diferencian y qué otros métodos de financiación existen.

¿Qué es el crowdfunding y cómo funciona?

El crowdfunding se denomina también micromecenazgo y es una forma de financiación colectiva de proyectos. Puede tratarse de un proyecto empresarial, de la realización de una película, de una campaña política o de un estudio científico, por ejemplo.

El crowdfunding, por lo tanto, es una forma de financiar proyectos por un colectivo de personas, en la que una serie de micromecenas aportan dinero para el proyecto y, a cambio, pueden recibir una recompensa o no (por ejemplo, una participación en la empresa que lanza el proyecto).

Por lo general, las plataformas de crowdfunding siguen los siguientes pasos:

• Recepción y análisis de proyectos. Las empresas, en el caso del crowdfunding empresarial, envían sus proyectos a las plataformas de crowdfunding, que suelen funcionar online. El proyecto se analiza para ver si cumple los requisitos necesarios para la plataforma.
• Publicación del proyecto. En el caso en que el proyecto cumpla los requisitos se publica y se promociona durante un tiempo determinado para obtener fondos.
• Cierre. Una vez finalizado el plazo se retira el proyecto y se analiza la cantidad de dinero que se ha conseguido.
• Entrega o no del capital obtenido. Puede ocurrir que se obtenga el 100% de la financiación o no. Si se obtiene, el proyecto sigue adelante y si no se obtiene, dependerá de las condiciones de la plataforma de crowdfunding, puede que se devuelva el dinero a los inversores o que lo reciba el emprendedor.

¿Qué es el crowdlending y qué factores han influido en su desarrollo?

El crowdlending consiste en que varias personas aportan dinero para un proyecto, pero quien lo recibe tiene que devolverlo en unos plazos fijados por contrato y con intereses.

Es decir, se trata de una financiación parecida a la que dan los bancos. En este caso las plataformas de crowdlending también funcionan online y el préstamo puede ser de particular a particular (P2P) o de particular a empresa emprendedora (P2B).

Este tipo de financiación se ha desarrollado de forma muy rápida debido a varios factores:

• El uso de internet y de nuevas tecnologías. Actualmente casi todos tenemos acceso a internet, lo que permite la existencia de nuevas formas de buscar y encontrar dinero para un proyecto que necesitemos financiar.
• La utilización de las redes sociales. A través de las redes sociales podemos difundir nuestro proyecto para tratar de buscar apoyo económico. Las redes sociales permiten acceder a millones de usuarios en todo el mundo.
• La demanda de fuentes de financiación alternativas a los bancos. Durante la crisis económica vivida en España y en otros países, los bancos paralizaron la financiación de forma que era muy complicado acceder a un crédito o a un préstamo. Esta situación supuso que los emprendedores buscaran nuevas fuentes de financiación y que las empresas utilizaran su creatividad para poner en contacto a emprendedores con inversores más pequeños.

Diferencias entre crowdfunding y crowdlending

Ahora que ya sabes en qué consisten crowdfunding y crowdlending, es importante que analicemos las diferencias, que son las siguientes:

• El riesgo. En el crowdlending es inferior puesto que el dinero se devuelve con intereses. En el crowdfunding puede que se entregue a fondo perdido o que se obtenga un beneficio solo si el proyecto tiene éxito.
• El beneficio. El beneficio que van a obtener los inversores en el crowdlending depende de los intereses pactados y ya se conoce desde el principio, en el crowdfunding el beneficio depende del éxito del proyecto.
• Las garantías. En el crowdfunding no existen y en el crowdlending se firma un contrato y se pueden pactar diversas garantías con la empresa que recibe el dinero, de forma que si existe un impago haya seguridad de que se va a cobrar la cantidad prestada.
• El control del proyecto. En el caso del crowdfunding, salvo que los gestores del proyecto así lo decidan, los inversores no suelen recibir mucha información sobre la marcha del proyecto. En el supuesto del crowdlending, los inversores reciben todos los meses el pago del principal más los intereses y tienen un mínimo de información sobre el proyecto.

Otras formas de financiación de proyectos empresariales

Además del crowdfunding y el crowdlending existen otras formas más tradicionales de financiar un proyecto empresarial como:

• La financiación bancaria. Es la forma tradicional de financiar un negocio emprendedor: se elabora un plan de negocio, se establece la cantidad que se necesita, se solicita al banco, el banco analiza la situación y otorga o no el crédito.
• El préstamo de familiares y amigos. Cualquier persona que inicia un negocio suele comenzar financiándose con sus propios fondos y con el dinero que le prestan familiares y amigos, pero llega un momento en el que es necesario dar un paso más para buscar financiación de forma que el negocio crezca y evolucione.
• Búsqueda de inversores. Es una de las tareas más difíciles a las que se tiene que enfrentar un emprendedor ya que tendrá que poner todo su ingenio para generar interés en potenciales inversores y lograr que su proyecto siga adelante.
• Otras alternativas. Por otro lado, algunos bancos como CrediKas, de Dakar, ofrecen microcréditos y grandes market places como Alibaba otorgan créditos instantáneos, tras una valoración.

Tal y como has visto, cuando se trata de financiar un proyecto es necesario agudizar el ingenio y poner en marcha toda la creatividad, para encontrar métodos alternativos de financiación. El éxito de tu empresa está en juego.

Alejandro Betancourt

¿Quieres que tu startup sea más competitiva? Las empresas siempre están buscando mejorar su eficiencia y su productividad para aumentar sus beneficios y, en este contexto, automatizar los procesos internos puede ser la clave para lograrlo. En este post te cuento en qué consiste la automatización de procesos, por qué razones debes automatizar procesos en tu startup y qué fases debes seguir.

El mercado de la automatización de procesos crece muy rápidamente, tal y como muestra el informe de IDC, ya que se espera que en Europa la inversión en automatización de procesos crezca hasta alcanzar los 1.229 millones de euros en 2022 y en España se alcance una cifra del 50% en los próximos tres años. En este marco, destaca la tecnología RPA o automatización robótica de procesos cuyo uso se extiende cada vez más en sectores como la banca, el IT o el manufacturing.

La automatización de procesos requiere un paso anterior que es la reingeniería de procesos en el que se hace una revisión y nuevo diseño de todos los procesos empresariales para mejorarlos en cuanto a gastos, calidad o rapidez. La reingeniería de procesos supone un cambio radical en la organización de la empresa y en su cultura corporativa.

¿En qué consiste la automatización de procesos?

La automatización de procesos no consiste, como muchas personas suelen pensar en el uso de robots con aspecto humanoide, significa la implantación de acciones como la digitalización de la información, el uso de robots software o la integración de aplicaciones.

Para que te hagas una idea más aproximada te damos algunos ejemplos:

• Una tarea tan tediosa y repetitiva como archivar las facturas que se reciben y contabilizarlas, puede ser realizada por un robot software que abra tu correo electrónico, detecte las facturas que te han enviado, las abra, las archive y las contabilice.
• Otra tarea que también se puede automatizar es la selección de curriculums de candidatos para un determinado puesto en tu empresa. Puede existir un software que elija aquellos candidatos que cumplen con los requisitos del puesto y los clasifique para que los entrevistes.
• En el marketing también hay muchos aspectos que se pueden automatizar como la realización de una acción de email marketing, en la que podrás controlar el envío masivo de correos, los que se han abierto por el destinatario, los que no y aquellos usuarios que han dado clic en el enlace enviado, por ejemplo.

¿Por qué automatizar procesos en tu startup?

Cualquier tarea que se realiza en una empresa está integrada en un proceso y la automatización puede hacer que ese proceso sea más rápido y efectivo. Alguna de las ventajas que aporta la automatización de procesos en una startup son las siguientes:

• Reducción de gastos. Las tareas se realizan en menos tiempo por lo que se ahorran recursos.
• Minimización de errores. La automatización hace que los errores se reduzca e incluso, desaparezcan.
• Realización de seguimiento. Si se produce un error es muy sencillo detectar en qué momento se ha producido y por qué, de manera que se pueda solucionar mucho más rápido.
• Toma de decisiones más rápida. Los procesos para tomar decisiones serán más ágiles porque se dispondrá de la información con mayor rapidez.
• Identificación de cuellos de botella, tareas duplicadas o que no aportan valor a la empresa.
• Obtención de KPIs fiables y en tiempo real.

Fases para la automatización de procesos en una startup

La automatización de procesos en una startup no tiene una fórmula única que funcione para todos los casos, pero sí una serie de pasos generales que se pueden seguir para que la implantación funcione bien:

• Recopilación de información. Lo primero que tendrás que hacer es analizar el punto de partida en el que se encuentra tu startup respecto a los procesos que realiza. ¿Qué fases tienen?, ¿Cuántas personas intervienen?, ¿Qué tareas se realizan?
• Elección de los procesos a automatizar. Esta es una fase delicada porque una mala elección puede hacer que la implantación de la automatización no funcione correctamente. Es importante que se trata de procesos:
  • Con tareas muy repetitivas (por ejemplo, la facturación de la empresa y la elaboración de nóminas son tareas que se realizan todos los meses y en las que las acciones a ejecutar son siempre las mismas).
  • Que requieran bastante tiempo para realizarse.
  • En los que cometer un error suponga un riesgo para la empresa (un incumplimiento legal, por ejemplo).
  • Que son importantes para la toma de decisiones de la organización.
• Fomento de la participación. Tanto para la recopilación de la información como para la elección de los procesos automatizables, es fundamental la colaboración de los empleados y de los equipos implicados en cada proceso. Su participación hará que la implantación sea más sencilla y exista menos resistencia al cambio.
• Establecimiento de objetivos. Te debes preguntar qué quieres lograr con la automatización de procesos. El objetivo debe ser realista, aunque se considere un reto, y medible para que se pueda comparar con los resultados obtenidos con la implantación.
• Elección de la tecnología adecuada. Cada proceso en cada empresa y en cada departamento requiere un tipo de tecnología diferente para automatizarse. La elección de la tecnología adecuada puede ser la clave para que logres tus objetivos.
• Implantación de la automatización. Una vez hecho todo lo anterior, llega el momento de implantar la automatización en el proceso elegido. La implantación debe ir acompañada de la formación del equipo en la tecnología elegida.
• Medición de resultados. Pasado un determinado plazo de tiempo, llega el momento de medir los resultados que has obtenido con cada proceso automatizado y compararlos con los objetivos que te habías marcado.
• Realización de ajustes. En función de la comparación que hayas hecho puede que veas que necesitas hacer modificaciones en el proceso automatizado.

Tal y como has visto la automatización de procesos puede reportar muchos beneficios a tu empresa pero la clave está en hacerla correctamente para que sea todo un éxito.

Alejandro Betancourt

Todos hemos pasado alguna vez por una situación en la que hemos tenido que hablar en público, y, aunque tener nervios, en estos casos suele ser normal, se puede aprender a hablar en público para convencer y persuadir. En este post, te contamos cómo.

Hablar bien en público puede cambiar la forma en la que otras personas te ven y te permite atraer su atención.

Una buena retórica puede ayudar a vender más, captar más clientes y hacer más visible una empresa. Todos recordamos a grandes oradores como Martin Luther King con su I have a dream… o Barak Obama con su Yes we can…

Ventajas de hablar bien en público

Para los grandes oradores que hemos citado no fue complicado atraer a multitud de personas con sus palabras, en el ámbito empresarial hablar bien en público aporta ventajas como:

• Aumento de la autoestima. Desarrollar una habilidad nueva hace aumentar la confianza en uno mismo y esa confianza se transmite a los demás cuando hablas.
• Captación de clientes. Tus palabras pueden ser la clave que convenza a tus clientes para adquirir un producto o servicio.
• Éxito en los negocios. Cuando creamos una nueva empresa debemos desarrollar muchas habilidades como la comunicación, la gestión de equipos o de recursos. La habilidad de hablar bien en público te ayudará a comunicarte mejor y a asumir el liderazgo de la empresa.
• Poder de influir en otras personas. Todos recordamos el famoso discurso que dio Steve Jobs en la Universidad de Stanford en el año 2005 y el gran impacto que tuvo para la motivación de los recién graduados.
• Serás percibido como un experto en una materia. Exponer un tema específico ante un público de forma ordenada y con datos, hará que aparezcas como una persona con experiencia y conocimiento profundo del tema.

Con la habilidad de hablar en público ocurre lo mismo que con otras habilidades, hay personas que la tienen innata, pero quienes no la tienen la pueden aprender y mejorar.

Técnicas para hablar en público y a atraer a tu audiencia

Imagina que tienes que presentar tu proyecto emprendedor ante varios inversores y que el futuro de tu empresa depende de tu habilidad para hablar en público y ser persuasivo. ¿Cómo te sentirías? Es probable que bastante nervioso.

Para evitar los nervios, te proponemos varias técnicas para hablar en público y atraer a tu audiencia:

• Copia a los mejores. Busca a oradores destacados, escucha sus charlas y fíjate en cómo hablan, qué dicen y de qué manera se mueven.
• Antes de nada, prepárate. Encontrarse ante varios potenciales inversores y no saber explicar bien qué hace tu empresa, qué beneficios puede obtener y cómo, no dará muy buena impresión. Sin embargo, la búsqueda de datos, el análisis y la organización de la información te ayudará a que todo sea más fácil de recordar, a tener más seguridad en lo que dices y al expresar mejor tus ideas.
• Conoce a tu audiencia. No es lo mismo hablar ante los compañeros de tu empresa que antes desconocidos que son potenciales clientes o inversores. Conoce a tu audiencia, aprende qué es lo que necesitan o qué problemas tienen.
• Practica, practica y practica. Es un mantra que no puedes olvidar. Lo de practicar ante el espejo es antiguo pero sigue funcionando. Escucha lo que dices, observa tus movimientos con las manos, el rostro y el cuerpo. Aprende a dar énfasis a tus palabras con tu forma de moverte. Si puedes practicar delante de amigos o familiares, probablemente te ayudará.
• Aprende a modular la voz. El impacto del mensaje que quieras transmitir cuando hables en público va a depender, en gran medida, de cómo modules tu voz. Una voz monótona, aburre al público, pero si aprendes a manejar los silencios y a dar énfasis a los datos importantes mantendrás la atención durante todo tu discurso.
• Cambia lo que te dices a ti mismo. Evita frases como: “Estoy muy nervioso”, “Va a salir fatal”, “Voy a meter la pata en algo”. Cambia esas frases por otras más positivas: “Puedo hacerlo”, “Soy buen orador”, “Confío en mí mismo”.
• Evita el lenguaje confuso. Los mejores oradores utilizan siempre palabras sencillas porque conectan mejor con las personas, ya que son fáciles de entender y recordar, por lo que evita terminología excesivamente técnica, frases demasiado largas o términos poco frecuentes.
• Utiliza el humor. Siempre considerando quién es tu audiencia y sin excesos, el humor es una buena forma de conectar con otras personas.
• Anticípate a los imprevistos. Una de las cosas que más nos inquietan cuando hablamos en público es que pase algo que no hayamos previsto. La clave es pensar antes en todos los imprevistos que puedan surgir y tener preparadas alternativas o soluciones: la proyección de la presentación no funciona, una persona hace una pregunta que no sabemos responder etc.

Errores que debes evitar al hablar en público y soluciones

Todos podemos cometer errores a la hora de hablar en público, lo importante es aprender  de los errores y descubrir cómo evitarlos.

Los errores más comunes que se suelen cometer son los siguientes:

• No fijes demasiado tu atención en el PowerPoint que utilizas como presentación, porque dejarás de tener contacto visual con el público. La presentación debe ser solo un apoyo, pero tu exposición debe ser natural y no parecer que estás leyendo.
• En ocasiones, algunos oradores, piensan que la preparación hace que se reduzca la espontaneidad y no es cierto, porque la preparación, como decíamos antes, nos aporta seguridad.
• No te empieces a preparar el día anterior, tómate el tiempo necesario, analiza, práctica, modifica, el resultado mejorará.
• La parte más importante de hablar en público no es tu producto o servicio sino la eficacia de la comunicación que utilices para venderlo.
• No centrarte en lo que puedes aportar a quien te escucha y hacerlo en ti. Casi todas las presentaciones comienzan hablando de nosotros mismos y deberían centrarse en lo que le quieres contar a tu audiencia y el valor que aporta.

Hablar bien en público, por lo tanto, es una habilidad muy importante, tanto para los negocios, como para la vida personal, que puede mejorarse para captar clientes y convencer a inversores y socios.

Alejandro Betancourt